Hoy en día , las empresas dedicadas a la producción de espectáculos en vivo en México se encuentran en constante evolución. Los productores y creativos de espectáculos están obligados no solo a ofrecer una opción novedosa a un público con una gran oferta de todo tipo de shows en el mercado, sino a brindar una “experiencia” al espectador.
Para poder conseguirlo, los productores de espectáculos deben contar con estructuras de control robustas que den seguridad y soporte al presupuesto establecido, asegurando el ingreso por venta de accesos, alimentos y bebidas, patrocinios, merchandising y poder recuperar la inversión del montaje, todo esto sin comprometer la calidad y visión del show.
Dentro de este contexto, la función de Auditoría Interna es de vital importancia, ya que tiene que volverse un aliado que genere valor para anticipar contingencias, evitar excesos, deshonestidades y desfalcos. Frente al entorno actual de la industria del entretenimiento, la función de auditoría ya no puede limitarse a ser una actividad de validación de procesos y cifras obtenidas en eventos que ya sucedieron, sino que tiene que participar con Administración y Finanzas en el diseño de una estrategia financiera, operativa y de producción desde la concepción del espectáculo, verificando el presupuesto por temporada y por función.
Planeación y Estrategia
Es importante hacer énfasis en que las metas establecidas en el presupuesto deben ser claras y estar alineadas al entorno de los espectáculos en México. Considerando que las necesidades del público no siempre van a ser claras, es fundamental incluir desde el inicio un plan detallado de marketing que establezca la audiencia objetivo a la que se dirigirá el espectáculo y definir el precio de boletos, bebidas y alimentos, así como el venue en donde se presentará.
Esta etapa inicial de plan de producción tendrá que garantizar a los productores y creativos que las cifras y objetivos en presupuesto sean realistas, con el fin de asegurar que la inversión inicial sea recuperable y que puedan servir como base para la negociación de patrocinios y toma de decisiones.
La Visión 360° de la Auditoría
Auditoría debe ser un aliado estratégico que participe en el proyecto desde su origen, siendo un facilitador al contar con una “visión 360°” y no ser percibido como un obstáculo para el desarrollo creativo, la gestión operativa y los controles administrativos.
Para lograrlo, es necesario que Auditoría tenga presencia una vez que los espectáculos se encuentran presentándose, no solo para dar acompañamiento, sino para validar por función los aspectos de producción, operación general del venue, comportamiento del público y generación de ingresos, con el fin de identificar, valorar y minimizar al momento los siguientes riesgos:
- Inversión: Conceptos que no se encuentran en presupuesto, no justificados, exceso en pagos y falta de soporte documental.
- Finanzas: Presupuestos que no muestran rentabilidad por función; fuga de ingresos en taquilla, alimentos y bebidas y merchandising; exceso de cortesías; errores en sistemas de registro de venta; fallas en terminales bancarias y falta de liquidez o flujo de efectivo.
- Producción: Calidad del espectáculo (fallas en video, audio, iluminación, instrumentos, vestuario) y desempeño del talento en escena.
- Operación: Servicio y atención al cliente; fallas en equipos de seguridad, protección civil y médicos; estado físico y limpieza de instalaciones, mobiliario e insumos para venta.
- Regulatorio: Impuestos y permisos gubernamentales que generen multas o suspensiones.
- Reputación: Fallas en campañas de marketing y redes sociales; comentarios negativos por mala experiencia del público en el espectáculo, servicio o calidad-precio de alimentos y bebidas.
La identificación de estos riesgos y su solución tiene que ser informada inmediatamente a los productores y creativos para generar un modelo de gestión de riesgos que contemple todo el “escenario”: origen, producción, desarrollo, puesta en escena y reacción del público.
En conclusión, el enfoque actual no debe centrarse únicamente en la validación de procesos existentes. Es necesaria la comunicación y coordinación entre las áreas de Finanzas, Administración, Producción, Operación y Auditoría para garantizar la rentabilidad y asegurar el éxito del proyecto. Auditoría tiene el reto de innovar en herramientas tecnológicas y tendencias globales que los espectáculos ofrecen actualmente.
Oscar Luna Garcia Figueroa
Socio Líder del Sector Entretenimiento